従業員の誕生日を会社の朝礼で氏名と公表してお祝いをしていましたが、問題があるのでしょうか?と質問がありました。こちらの会社では朝礼で従業員の誕生日と氏名を公表して会社で祝っていたのですが、ある従業員から「誕生日を勝手に公表するのは個人情報保護の観点から問題」と指摘され法律上、問題あるのでしょうか?

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こんにちは!

大矢社会保険労務士事務所の大矢です。

会社でお誕生日の方を祝ってあげたいというのはわかりますが、誕生日とお名前を公表するのは、問題があると思いますね。

回答としては、個人情報保護法の観点から問題があるといえます。

個人情報とは

個人情報保護法では、個人情報というのは、次の1と2を満たすものと定義されています。

  1. 生存する個人に関する情報であって
  2. その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます)

 

従業員の氏名および生年月日は、1.生存する従業員個人に関する情報であり、2.これらにより特定の従業員個人を識別することができることから、個人情報に該当することになります。

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今回の質問の場合

会社がお祝いをするために従業員の個人情報を今回の質問のような趣旨で利用することは問題ないのでしょうか?

 

上記に記したように個人情報保護法では、会社が個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除いては、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表しなければならないとされています。

 

また、あらかじめ本人の同意を得ないで、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとも定められています。

 

会社が、人事・労務管理上の運用、社会保険や雇用保険に関する事務、税務に関する事務等を行う目的で従業員の個人情報を取得することが通常です。

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従業員側もその目的で利用されることは想定しているはずですので、その範囲での利用については同意があると考えてよいでしょう。

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しかし、従業員の誕生日を祝う目的で氏名・生年月日を公表することが、前述の人事・労務管理の一環と言えるかどうかには疑問があるといわざるを得ないことだと思います。

 

朝礼という公開の場で誕生日を公表されたくない、祝われるのが煩わしい、公表されたことによって年齢を尋ねられるのが嫌だ、という会社で誕生日を公表されることについてネガティブな考えを持つ従業員も存在しますよね。

 

そのため、従業員の方のご指摘通り、従業員全員で祝うために氏名・誕生日等の個人情報を従業員に公表することは個人情報保護法の観点から問題があると思われます。

 

これを避けるためには、あらかじめ従業員に対し、預かっている個人情報のうち、氏名と誕生日は朝礼において公表することがある旨を事前に通知するとともに、公表を望まない旨の申出があった従業員については公表しない等の配慮をすることが望ましいです。

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まとめ

従業員の誕生日を会社で祝いたいという気持ちはよくわかります。しかし、個人情報保護法の観点から問題があるということもあります。誕生日を公表されたくないという方も世の中にはいることを経営者は認識しなければなりません。みんなが同じ考えというわけではないということなので、祝ってもよいかはその人に確認を取ることをおすすめします。会社と従業員との問題を解決するのであれば、社会保険労務士にご相談ください。当事務所でもご相談は受け付けております。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

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