タイムカードの勤怠管理を廃止できますか?と聞かれたのですが、この背景には、タイムカードで労働時間を記録すると1分単位で計算し、賃金を支払う必要があるからということで、タイムカードから自己申告の出勤簿に切り替えたいということでした。このタイムカードから出勤簿への切り替えは、できるものなのでしょうか?

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こんにちは!

大矢社会保険労務士事務所の大矢です。

最近は紙のタイムカードからICカードで管理するタイプと増えてきました。

他にもタブレットでタッチして勤怠を管理するのもありますので、選択肢が増えていますね!

勤怠管理のルール

労働時間の管理において、労働者の労働日ごとの始業・終業時間を確認し記録しなければなりません。

 

そのため、単純に1日の労働時間数を記録するだけでは足りません。

 

また、始業及び終業時刻を確認して記録する方法としては、原則、以下の方法を取るように厚生労働省からも「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に掲載されています。

  • 使用者が自ら現認することにより確認し記録すること。
  • タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し記録すること。

上記の方法が使えない場合に、自己申告制により労働時間を管理することが認められています。

 

今回、質問された方は、出勤簿による管理をこの自己申告制へ切り替えたいということですね。

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自己申告制について

自己申告制による労働時間を管理する場合であっても、1分単位で労働時間を記録し、賃金を計算することはタイムカードと全く同じです。

 

自己申告による記録では、タイムカードのような正確な記録が難しく、あいまいな時間管理となりがちなので、自己申告制を採用する際には細かいルールがあります。

 

  1. 自己申告制導入前に、労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うなどについて十分な説明を行うこと
  2. 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているかいないかについて、必要があれば実態調査を実施すること
  3. 労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと

 

また、使用者が時間外労働時間を削減するために社内通達や時間外労働手当の定額払い等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認し、これらが要因となっている場合については、改善のための措置を講じることになります。

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結論

今回のケースは、今はタイムカードで管理している勤怠を管理しているということで、これを自己申告制の出勤簿のみで労働時間を管理するというのは、厚生労働省から出されているガイドラインからすることはできません。

 

時間の管理をするのであればタイムカードを継続して使用するべきなのです。

 

ただし、タイムカードと出勤簿の併用というのは可能です。

 

今回、気にされている「タイムカードだと1分単位での賃金計算が求められる」というのは、タイムカードに記録されている時間が実際の労働時間とは違っているとしても、その違いを証明することができないということが大きく関係していると思われます。

 

実際にありそうなのは、例えば、出社してすぐにタイムカードを打刻しているが、実際には出社してから始業までずっと業務と違うことをしているといったことであっても、これはタイムカードを見ただけでは業務と違うことをしていることはわかりません。

 

タイムカードは、客観的な記録として労働時間管理の原則の一つとされているということから「タイムカードの記録は事実と異なる」と簡単には認めることができないのです。

 

このような考え方が基本で、「始業時間から業務を開始した」という記録がされた出勤簿があれば、タイムカードの記録を覆す一つの資料となります。

 

当然、出勤簿の記載が無条件に信用されるということでありません。

 

タイムカードの打刻を正確に行うように従業員を指導し、適切に運用することが最も重要なのです。

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まとめ

タイムカードによる労務管理を自己申告制のみで労務管理をすることができるか?ということですが、これはできません。厚生労働省から出されている「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で、客観的な記録としてタイムカードが記載されています。しかし、タイムカードと出勤簿の併用はすることが可能です。働き方の検討をされていてアドバイスが必要な方は、お近くの社会保険労務士もしくは当事務所にご相談ください。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

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