面接を行って不採用になった方から履歴書の返却を求められました。しかし、既に履歴書は、廃棄をしてしまいました。履歴書は、必ず返却しないといけないものなのか教えてください。ということで、採用活動を行っている会社が、履歴書を返却せずに廃棄してしまったという事例なのですが、履歴書は返却をされていますか?

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大矢社会保険労務士事務所の大矢です。

私が所属しているBNIおいでんチャプターには、『KGホーム株式会社』という不動産屋さんがいます。

 

ここの社長は、人との接し方が非常に柔らかく、ユニークな方です。

 

不動産売買を主にやっており、賃貸はやっていません。

 

土地を売りたい、買いたいという方にはピッタリで、土地を高く売ってくれますので、土地を売りたい方はぜひ、私までご相談ください。

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履歴書は返却しなければいけない?

採用するために相手の方から履歴書を送ってもらい、不採用となった場合、履歴書を廃棄するという対応をする会社もあると思います。

 

履歴書は、廃棄するよりも返却する方が良いようです。

 

法律で返却することが義務付けられているということはありませんが、労働局やハローワークからは返却するようにと返却することを推奨しています。

 

職業安定法により、履歴書などの応募書類を採用選考以外の目的で使用することが禁止されており、そのため目的が済めば返却、または責任をもって廃棄することになります。

 

返却は義務付けられていないので、社内のシュレッダーにかけても構わないのですが、応募者の了承を得なかったり、そもそも履歴書の取扱いについて何も伝えていなかったりすると、本人からすると、自分の履歴書がどのように扱われたのかわからないことになります。

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そうなると、職業安定法で禁止している目的以外の仕様を本当にしていないのかということを疑いますので、会社に対して苦情を申し立てたり、ハローワークなどへ会社に対して指導をするように求めたり、もしかしたら、損害賠償を請求するという事態も想像できます。

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もし、万が一本当に書類が流出してしまったり、目的以外の使用をされてしまえば、会社の責任問題にも発展してしまうかもしれません。

 

今回の場合は履歴書は廃棄してしまったということなので、返却することは不可能なことです。

 

事前に返却しないことを伝えていたかどうか、ちゃんと誠実に説明し相手の方に理解をしてもらうようにすることが望ましいと思われます。

 

今回以降に関しては、相手に履歴書に関しては、『特に要望がない場合は、責任をもって破棄します』、『不採用の場合は、履歴書の返却と併せて、郵送にてご連絡を差し上げます』ということで応募者からの問い合わせがなくても、履歴書に関する取扱いを伝えるようにすると良いと思います。

 

ただ、手元に戻ってくる方が本人は安心すると思いますので、ハローワークなども返却を推奨していることから、履歴書は廃棄せずに返却するようにしましょう。

 

もし、履歴書を破棄する予定だったのが、社内に残ってしまうという事態になりかねないということもあります。

 

また、応募書類の返却の有無や返却時の方法と時季、また採用・不採用通知の方法・時期などの連絡事項は、あらかじめチェックリストを用意し、伝え漏れ・送付漏れのないように運用するのが確実だと思います。

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まとめ

応募者からの履歴書は、返却せずに廃棄している会社もあると思いますが、労働局やハローワークが推奨しているのは、返却です。廃棄することを応募者に説明していたとしても、応募者は、廃棄されているかどうかが不安になります。やはり、自分の手元に履歴書が戻ってくる方が安心しますので、履歴書は返却するようにすると良いと思われます。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

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