会議を意見交換の場として最適にする方法を紹介します。前回の記事『アイディアを倍増させる方法とは?』の続きになります。前回、ポストイットを使用して、全員から意見を集めて気づきを増やすことをしました。ここからがスタートラインになります。このあとの会議の進め方で、『チームの知恵』の生み出し方を紹介します。

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会議を意見交換の場として最適にする方法

前回の記事はこちら『アイディアを倍増させる方法とは?

 

今回は、この続きになります。

 

あなたの会社で行っている会議を思い浮かべて頂きたいのですが、どうでしょうか?

 

会議の雰囲気はどうですか?

 

こんな方はいませんか?

『わかるけど、それは~の方がいいですよ』

『これが一番いいに決まっているじゃないですか』

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こう、言う方っていませんか?

 

自由に意見を出し合えないのは、こうした方の存在が大きな理由です。

 

会議の場で、自分が正しいということを説いてしまうと、これで会議は生産性を失ってしまいます。

 

もし、これを上位の者がしてしまっては、さらに深刻になります。

 

チームとして、知恵を生み出すことはなくなり、アイディア創出というビジネスチャンスをつぶしてしまいます。

 

こうした生産性のない会議から生産性のある会議にするにはどうしたらいいのでしょうか?

 

スタートラインに立ったら、その後の目的は?

ポストイットとホワイトボードを使って、意見が見える化できたときにスタートラインに立ちます。

 

そして、その後の目標は何でしょうか?

 

その目標を見失わないようにすることが大切です。

 

その目標というのは、『円滑な意見交換』になります。

 

円滑な意見を交換する場なので、いろんな方向や切り口、視点からの見方や考え方をその会議に参加している人たちが理解できるようにしなくてはいけません。

 

ここでは、静かに静まり返るのではなく、ワイワイ、ガヤガヤと意見が好感される場が目標になります。

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このワイワイ、ガヤガヤが十分されて議題の解決策が決まってくるのです。

 

で、今度はその意見交換の質を上げていくことが必要になってきます。

 

会議のルール

意見交換の質を上げるための会議のルールなのですが、これは、シンプルに3つのルールです。

 

  • 参加者は必ず全員、自分の意見を言う
  • 参加者は、自分以外の人の意見を否定しない
  • 意見は、ポストイットもしくはホワイトボードで見える化する

 

この3つのルールを守ることで、会議の参加者は、参加するときに参加者としての責任を負います。

 

意見を言わなければいけないので、その意見を準備します。

 

意見を否定しないということは、自分の意見を否定されることがないので、委縮することなく意見が言いやすい。

 

そして、全ての意見を見えるようにすることで、透明性を得ることができます。

 

この3つを守ることで自分の気づきを周りに伝えるときに安心して伝えることができるようになります。

 

もし、否定されるとなれば、自分の気づきをわざわざ他人に言うこともありません。

 

あと、座り方も半円にするなど工夫をすると威圧感の軽減になったり、効果がありますのでお試しください。

オススメ記事:裁量労働制についてご存知ですか?

意見交換が終わっているころには、議題を解決するアイディアや解決策が出てきているので、そのアイディアなどから、どのアイディアが良い解決策になるのか決めることになります。

 

議題の解決策を決める方法についてはまた次回に。

 

まとめ

会議を意見交換の場に最適にする方法でしたが、方法自体はシンプルでしたね。全員言う、否定しない、見える化ですね。否定しないのが一番大事かもしれませんね。否定されると言うことを止めますからね。こうした会議の仕方も大事なテクニックになってきます。当事務所では、会議の進め方などのセミナーを行っております。興味がありましたら、お問い合わせください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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