労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインが発表されていることはご存知でしょうか?ガイドラインには、使用者には労働時間を適正に把握する責務があるとされており、今後、労働時間の適正な把握が使用者に求められていきます。健康確保措置にも関連しているので、今後、強化されていきます。

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労働時間の考え方

労働時間の考え方ですが、事業主にしてみれば、できるだけ短くしたいと思われると思いますが、法律では、労働時間はどう定義されているのかというと、以下のようになります。

労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間であり、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たること

例えば、参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により業務に必要な学習等を行っていた時間は労働時間に該当すること

他には、業務の合間に手が空いてしまった時間は、手待ち時間として労働時間となります。

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労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置とは?

長時間労働に対して健康確保措置が強化され、『医師による面接指導』、『労働時間の客観的な把握』が挙げられています。

 

健康確保措置で労働時間の客観的な把握の参考になるのが、『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』になります。

 

ガイドライン内で、措置としては、まず、使用者は、労働者の労働時間ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することとされています。

 

原則的な方法として、

  • 使用者が、自ら現認することにより確認すること
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

 

原則的な方法ということで、使用者が自ら現場を確認する、もしくは、勤怠のデータ化を原則的な方法としていますので、タイムカードなどで記録されているところは、引き続き行って問題ありません。

 

気を付けなければいけないのが、やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合です。

  1. 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
  2. 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
  3. 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること

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上記のように自己申告の場合は、労働者に十分な説明を行い、自己申告とは別に入退場の記録が必要で実態調査をする必要があります。さらに、正しく労働時間を申告されていることで36協定の制限を超えていないこととなっています。

 

結局、自己申告の労働時間と客観的な勤怠データが必要ということになりますので、原則的な方法で労働時間を管理するようにした方が、手間がなくよさそうです。

 

私がおすすめしたい勤怠管理システムは、

  • KING OF TIME
  • Touch On Time
  • HANJO TOWN(飲食店向け)

この当たりのシステムがコストも抑えられて、導入しやすいので、良いのではないかと思っています。

 

賃金台帳の適正調整

使用者はガイドラインに下記のように適正に記録することとされています。

使用者は、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならないこと

 

労働時間の記録に関する書類の保存期間は?

下記のように、タイムカードやICカードなどで取得した勤怠データや出勤簿の保存が法律で3年間と決められています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならないこと。

 

3年間の保存期間が始まるのは、書類ごとに最後の記載がなされた人されていますので、一番最後に記載された日から3年間となりますので、ご注意ください。

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まとめ

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべきガイドラインについて、まず、労働時間の定義を理解し、正しく労働時間をデータなどで管理するようにすることです。自己申告の場合は、注意が必要ですので、タッチ式などを導入することをおすすめしますし、ガイドラインにもそう書かれています。出勤簿などの保存期間は、最後に記入された日から3年間になりますので、ご注意ください。健康確保措置の強化によって、労働時間の管理について厳密になってきています。当事務所では、システム導入から全て手配・ご対応させていただくことができますので、ぜひ、お困りでしたらご相談ください。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

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